ሁነቶች(Events) ለምን ይበላሻሉ? 

ሁነቶች(events) በየትኛውም የዓለም ክፍል ፣ በየትኛውም ጊዜ ወቅትና ሰዓት ፣ በየትኛውም መጠን ሊዘጋጁ ይችላሉ። አነስ ካሉ ሠርጎች እና ቤተሰባዊ ዝግጅቶች ጀምሮ እስከ ሃገር መሪዎች በዓለ ሲመት ድረስ ያሉ ክንውኖች በሙሉ እንደየመጠናቸው የሃሳብና የተግባር ዝግጅት መፈለጋቸው እሙን ነው። እንደዛም ሆኖ ግን ሰፊ የሃሳብ ፣ የተግባር እና የገንዘብ ዝግጅት የተደረገባቸው ሁነቶች(events) እንደታሰቡት ሳይሆኑ አዘጋጁን ለኪሳራ እና ቁጭት ዳርገው ሲያልፉ ይስተዋላል። በሃገራችንም በርካታ ተቋማት ያዘጋጇቸው የ25 ፣ 50 እና 100 ዓመት የኢዮቤልዩ ክብረ በዓላት ፣ የስራ ማስጀመሪያ እና የህንፃና ፋብሪካ ምርቃት በዓሎች ፣ የከፍተኛ ትምህርት ተቋማት የምርቃት ሁነቶች ባልተጠበቀ እና ከዕቅድ ውጪ በሆነ መልኩ ሲስተጓጎሉ እና ሲበላሹ ተመልክተናል። በዚህም ተቋማቱ ለከፍተኛ የገንዘብ ክስረት እና ለፕሮግራም መበላሸት ተጋልጠዋል። “ለመሆኑ ሁነቶች ለምን ይበላሻሉ?” ብለን በተለይ ደግሞ የኢትዮጵያን ተጨባጭ ሁኔታ መሰረት በማድረግ ዋነኛ የሚባሉ ስድስት ምክንያቶችን ከዚህ በታች አስቀምጠናል።

1. የዝግጅት ልምድ ማነስ ( Lack of Experience )

የሁነት ዝግጅት (Event Organizing ) በመሞከር እና በመሳሳት ሂደት (trial and error) ከፍ ወደአለ የዝግጅት አቅም የሚደረስበት መስክ ነው። በርካታ ተቋማት ይህንን ባለመረዳት በስራው እምብዛም ልምድ የሌላቸውን የሁነት ዝግጅት ተቋማት ከአቅማቸው ጋር የማይገናኙ ግዙፍ ስራ እንዲሰሩላቸው ይጋብዛሉ። እነዚያ ተቋማትም ከአቅምና ከልምዳቸው አጥር ውጪ የሆነውን ዝግጅት ለማሳካት ያለመጠን ቢዘረጉም የታለመውን እና በፕሮፖዛል ደረጃ ያቀረቡትን ዕቅድ በተግባር ማሳየት ሳይችሉ ይቀራሉ። በዚህም ምክንያት ተቋሙ መዋለ ንዋዩን ያፈሰሰበት መሰናዶ ይበላሻል።

በውጪው ዓለም ” The devil is in the detail ” የሚል የታወቀ አባባል አለ። ወደአማርኛ ቋንቋ ስናመጣው ” ችግሩ ያለው በዝርዝር ጉዳዮች ውስጥ ነው” የሚል ትርጉም ይኖረዋል። ከፍተኛ ገንዘብ ፈሰስ የተደረገበት እና መጠነ ሰፊ ዝግጅት ያለው ሁነት ጥቃቅን በሚመስሉ ግን ደግሞ ለፕሮግራሙ መሳካት ቁልፍ የሆኑ ነገሮች በመዘንጋታቸው ብቻ ሲዝረከረክ መመልከት አዲስ አይደለም። የካበተ የስራ ልምድ ባለቤት መሆን ከተደጋጋሚ አጋጣሚዎች በኋላ ለእንደዚህ አይነቶቹ አጋጣሚዎች ዝግጁነትን ይፈጥራል።

2. የመሳሪያ እና የሌሎች ዕቃዎች አቅርቦት ችግር (Logistics problem)

እያንዳንዱ ሁነት እንደስፋት እና ጥበት መጠኑ የራሱን የመሳሪያ እና የመድረክ እቃዎች ዝግጅት ይፈልጋል። ይህም ማለት ደረጃውን የጠበቀ መድረክ ፣ የመብራት ስርዓት (light system)፣ የድምፅ ስርዓት (sound system) የመሳሰሉ አስፈላጊና ወሳኝ ጉዳዮች ከፕሮግራሙ ዕቅድ ጋር የማይመጣጠኑ ሆነው ሲበላሹ መመልከት በሃገራችን የተለመደ ነው። አንድ ተቋም ላሰበው ፕሮግራም የሚሆን የሁነት አዘጋጅ ሲያፈላልግ ከላይ የተዘረዘሩት መሰረታዊ ጉዳዮች ላይ የሚመረጠው አዘጋጅ ያለውን የአቅርቦት አቅም እና ልምድ በአፅንኦት ሊያጤን ይገባል።

3. የአየር ሁኔታ (weather )

ባልተጠበቀ ሁኔታ የሚመጣ ዝናብ ወይም ከታሰበው በላይ የከረረ የፀሐይ ሙቀት ታዳሚዎችን ምቾት ሲረብሹ እና ዝግጅቶችን ሲያስተጓጉሉ መመልከት አዲስ አይደለም። የሁነት አዘጋጆች ወቅትን መሠረት አድርገው መሰናዶው በክፍት ቦታ ወይም ደግሞ በዝግ አዳራሽ ማድረጋቸውን ቀድመው ከመወሰናቸው በተጨመሪ ሁሌም ቢሆን ሁለተኛ አማራጮችን(Plan B)ማሰብና መዘጋጀት አስፈላጊ ነው። ቀድሞ ከታሰበ ድንገተኛ የአየር ሁኔታ ለውጥ ቢፈጠር እንኳን ፈጣን የሆኑ እርምጃዎችን መውሰድ ይቻላል።

አንድ የሁነት አዘጋጅ በቅድሚያ የሁነቱ ታዳሚዎች እነማን እንደሆኑ ለይቶ ለማወቅ መጠነኛ ጥናት ማድረግ አለበት ። በመቀጠል ራሱን በታዳሚያን ቦታ በማስቀመጥ(Audience Point of View) በምን መልኩ ቅስቀሳ ቢደረግ የዛን ታላሚ አካል (Target Group) ስሜት መኮርኮር እንደሚቻል ማሰብ ቀጣይ ስራ ይሆናል። ያንን ከለዩ በኋላ ደረጃውን በጠበቀ መልኩ የሬዲዮ እና የቴሌቭዢን ማስታወቂያ የፕሮዳክሽን ስራዎች ፣ የማህበራዊ ሚድያ እና ሌሎች የዲጂታሉ ዓለም ቅስቀሳዎች እንዲሁም የመንገድ ላይ ቢልቦርዶች፣ፖስተሮችና በራሪ ወረቀቶችን በማዘጋጀት ለታለመው አካል በአግባቡ ማድረስና መድረሱን መቆጣጠር አስፈላጊ ነው። ሁነት ያለ ታዳሚው ምንም ነው ፤ የአንድ ሁነት(events) ስኬታማነት መለኪያዎች ከሆኑ ነገሮች አንዱ የታዳሚያን አግባብነት እና ብዛት ነው።

5. የስጋት ቁጥጥር እና አስተዳደር (Risk management)

በሁነቶች ላይ ከሚያጋጥሙ ክስተቶች መካከል ያልተለመዱ ድንገተኛ ጉዳዮች ዋነኛ ናቸው። ያልተጠበቀ ከፍተኛ የተመልካች ቁጥር እና ያንን ተከትሎ የሚፈጠሩ ትርምሶች ፣ ድንገተኛ አደጋዎች እና የጤና መታወኮች ፣ የታዳሚያን ከቦታው ጋር ያለመመጣጠን የሚፈጥረው የቦታ ጥበት እና መሰል ጉዳዮችን የመቆጣጠር ልምድ ያለው የሁነት አዘጋጅ ስራዎችን ያለስጋት ለማከናወን ተመራጭ ነው። ተቋማት በተለይ ደግሞ ግዙፍ ሁነቶችን ሲያስቡ እንዲያዘጋጅላቸው የሚፈልጉትን ተቋም የስጋት ቁጥጥር አቅም በአግባቡ መመዘን አለባቸው።

6. የሰው ኃይል እጥረት (Shortage of manpower) 

ሁነቶች በሚሰናዱበት ጊዜ አዘጋጁ ያለው የሰው ኃይል መጠን ማነስ ፕሮግራሞችን ለማበላሸት ሌላኛው ዋነኛ ምክንያት ነው። እያንዳንዱ ስራዎች እና ኃላፊነቶች በበቂ ሁኔታ የሰው ኃይል ሳይመደብባቸው ሲቀር የስራ መደራረቦች እና መጨናነቆች ይፈጠራሉ። እነዚያ መጨናነቆች ደግሞ የሁነቱን የጥራት ደረጃ የሚያወርዱ እና ያልተደራጀ ዝግጅትን የሚፈጥሩ ናቸው። የትኛውም የሁነት አዘጋጅ(event organizer) ተቋምም ሆነ እንዲዘጋጅለት የሚፈልግ ድርጅት በቅድሚያ ከግምት ውስጥ ሊከታቸው ከሚገቡ ነገሮች ውስጥ በቂ እና ተጠባባቂ ጭምር ያለው የሰው ኃይል ዝግጅት ነው። በተጨማሪም በተሰማራው የሰው ኃይል መካከል ያለውን የእርስ በእርስ ግኑኝነት እና መናበብ የሚያቀሉ የቴክኖሎጂ ውጤቶችም ከግምት ሊገቡ ይገባል።

በአጠቃላይ ተቋማት ገንዘባቸውን አፍስሰው እንዲዘጋጅላቸው ለሚፈልጉት ሁነት በቂ የሆነ ጥናት ማድረግ ያለባቸው ሲሆን ስራዎቻቸውን ለማቅለል ስራውን በዚሁ የዝግጅት ስራ ለተሰማሩ ተቋማት ማስተላለፍ ከፈለጉ ደግሞ ከላይ የተዘረዘሩትን ስድስት ነጥቦች መመዘኛ በማድረግ ለተገቢው እና ለመስፈርቶቹ ዝግጁ የሆነውን ተቋም በጥንቃቄ መለየት ይኖርባቸዋል። በዚያም ባሰቡት ደረጃ ልክ ስኬታማ እና የተዋበ ሁነት የሚኖራቸው ከመሆኑ በተጨማሪም መዋለ ነዋያቸው በትክክለኛ መልኩ በስራ ላይ እንደዋለም እርግጠኛ መሆን ይችላሉ።

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *